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信望愛智能發展中心
1186天前
【愛物筆記:社福夥伴LINE群組管理】
謝謝愛物資,真的很用心^_______^
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【愛物筆記:社福夥伴LINE群組管理】
【愛物筆記:社福夥伴LINE群組管理】
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2016/04/27 分享的故事
iGoods是一個需要社福夥伴共同經營的平台,
 
除了發佈物資需求,收到物資後有許多結案過程需要夥伴的配合和執行,
 
每一間社福夥伴的資源和熟悉操作的軟體不同,為了能讓大家更快上手,
 
所以我們選擇使用有桌機版、手機版的LINE來做聯繫的平台,
 
有任何問題能即時的回覆處理,檔案傳遞也較為快速。
 
LINE群組
 
 
 
 
 
 
每個社福夥伴都會開立群組,每筆捐贈單的處理和結案資料都透過LINE相簿回傳,
 
每一筆捐贈單的處理,都必須提供物資照片、託運單照片、收據照片給我們建檔,
 
所以我們會在群組裡針對不同捐贈單開立相簿,社福夥伴把照片放入相簿就好,
 
我們也會把這資料下載建檔到資料庫去,然後刪除相簿資料。
 
資料回傳
 
 
 
 
 
如何使用和操作方式我們都提供SOP的說明,讓大家可以自行下載觀看,
 
不清楚的地方可以用群組詢問,我們會另外用截圖的方式做步驟教學。
 
所有的資料也放上雲端,讓社福夥伴方便下載,
 
萬一有需要交接或是資料遺失可以自行去下載,
 
不用再一個一個檔案傳來傳去。
 
 
操作說明
 
 
除了個別社福夥伴的群組,我們也開立大群組,
 
而這大群組算是有活動通知或重要事情可以一次讓大家知道,就不用個別通知。
 
 

 

心得:
 
過往我們用mail做聯繫速度非常慢,很常漏信或是遺忘,
 
mail回覆的速度和即時處理能力太慢,
 
如果社福夥伴文書處理能力慢,
 
要他們拍完照、存入電腦、附檔回傳檔案整個過程很瑣碎,
 
我們常接到社福夥伴反應人力不足、工作量重,
 
因此我們改用LINE來做管理和聯繫工具,
 
大家直接拍完照利用LINE回傳給我們,省去使用電腦作業的時間,
 
且更溝通和即時,不管用文字溝通或用截圖來說明都方便。 
 

有任何建議和想法歡迎透過iGoods的LINE@和我們聯絡!!


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信望愛智能發展中心 1186天前
1186天前
謝謝愛物資,真的很用心^_______^


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